RENTRI: tenuta dei registri digitali e formulari digitali
In relazione all’obbligo previsto dal DM 59/2023 per la tenuta dei registri digitali e per i formulari digitali, è richiesto l’invio in conservazione a norma dei documenti informatici secondo i requisiti del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e delle linee guida AgID per mantenerne nel lungo periodo il valore probatorio e garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. Obbligo richiesto almeno una volta all’anno (per gli iscritti al RENTRI dal 13/02/2025 il termine di invio è il 12/02/2026).
L’operatore che utilizza esclusivamente i servizi web del portale RENTRI resta pienamente responsabile del processo di conservazione. Il portale, tuttavia, facilita questo compito mettendo a disposizione una funzione specifica.
Ecco la procedura che l’operatore deve seguire (in sintesi):
- Accedere al Servizio: entrare nell’area “Registro locale C/S” (Servizi di supporto);
- Attivare il Certificato di firma remota, dalla sezione interoperabilità (se non già attivato);
- Utilizzare la Funzione “Export per conservazione”: il manuale dei servizi di supporto indica chiaramente che una delle funzioni disponibili è “Esportazione per conservazione”;
- Scaricare il File: utilizzando questa funzione, il sistema genera il file XML del registro cronologico. L’operatore deve scaricare questo file;
- Affidare il File a un Conservatore: una volta scaricato il file XML, l’operatore deve “portare [il file] alla conservazione digitale”, avvalendosi dei propri fornitori.
In sintesi, il portale RENTRI fornisce all’operatore il “flusso di dati” (il file XML) necessario per la conservazione, ma è compito e responsabilità dell’operatore stesso attivare e mantenere un servizio di conservazione a norma (tipicamente tramite fornitori esterni specializzati) per archiviare quel file secondo le regole del CAD e di AgID.
Si ricorda altresì, che a partire dal 13 febbraio 2026 entrerà a regime il xFIR (FIR digitale), per la cui gestione consigliamo di prendere visione del materiale informativo disponibile sul portale RENTRI, nell’area formazione di cui di seguito alcuni link.
https://www.rentri.gov.it/formazione/tutorial
https://www.rentri.gov.it/formazione/tutorial/video-come-configurare-l-app-rentri-fir-digitale